La domiciliation correspond à l’attribution d’une adresse administrative à une société donnée. C’est une étape importante lors de la procédure d’immatriculation. En outre, c’est une obligation posée par les dispositions des articles L123-10 et L123-11 du Code de commerce. Néanmoins, il convient de noter que l’étape de domiciliation joue un rôle stratégique. Ainsi, il est opportun de bien choisir l’adresse de son siège social. Comment s’y prendre ? Avant de voir les différentes démarches à entreprendre, il convient de rappeler les caractéristiques de la domiciliation.
Domicilier une entreprise : intérêt et caractéristiques
Pourquoi une entreprise doit-elle avoir un siège social ? Quels sont les caractères que doit revêtir l’adresse de domiciliation ?
- Domicilier une entreprise : intérêt
Le siège social ou l’adresse administrative de la société joue un rôle important. En effet, dans un premier temps, il détermine la nationalité et la loi applicable à la société. C’est ainsi qu’une entreprise domiciliée en France est de nationalité française et est soumise à la législation française. Dans un second temps, l’adresse de domiciliation d’entreprise est un élément de localisation et d’identification d’une structure. Dans un troisième temps, le siège social détermine la compétence territoriale des juridictions et des administrations pour la réalisation de certaines obligations. Enfin, la domiciliation permet de déterminer le taux de cotisations foncières des entreprises applicable. Rappelons-le, le taux de la cotisation foncière des entreprises dépend d’une ville à une autre. Par ailleurs, les sociétés domiciliées dans certaines zones bénéficient d’une exonération temporaire ou permanente de la CFE.
- Domicilier une entreprise : le caractère réel du siège social
Le siège social d’une société doit revêtir le caractère réel. Cela signifie que la domiciliation doit être prouvée par un justificatif. C’est la raison pour laquelle le justificatif de jouissance de local est une pièce essentielle dans le dossier de demande de domiciliation.
Domicilier une entreprise : les différentes alternatives
Pour sa domiciliation, l’entreprise peut opter pour l’une des solutions suivantes.
- Domiciliation au domicile personnel
C’est l’affectation d’un local d’habitation à l’exercice d’une activité professionnelle. Cette solution est soumise à des conditions légales, notamment :
- Le local d’habitation doit être la résidence principale de la personne qui va héberger la société. Cette dernière peut être le représentant légal de la société, un des associés ou une tierce personne.
- La domiciliation au domicile personnel ne doit pas être interdite par une stipulation conventionnelle à savoir : un contrat de bail lorsque l’hébergeur est locataire des lieux ou un règlement de copropriété lorsque l’immeuble est en copropriété.
- L’affectation du local d’habitation à un usage professionnel ne doit pas être interdite par une disposition légale, en l’occurrence le Code de l’urbanisme.
- Domiciliation dans un local commercial
Le local commercial est spécialement conçu pour l’exploitation d’une activité commerciale. À titre d’exemple : les galeries commerciales. Lorsque l’entrepreneur opte pour la domiciliation dans un local commercial, il y a unité de l’adresse du siège social et celle du lieu d’exploitation des activités. Il convient de souligner que le recours à un local commercial n’est pas adapté à toutes les activités.
NOTE : En optant pour cette alternative, la société bénéficie des droits issus d’un bail commercial.
- Domiciliation auprès d’une pépinière d’entreprise
Également appelée incubateur d’entreprises, la pépinière d’entreprise est une structure destinée à aider et accompagner les sociétés nouvellement créées. Pour ce faire, elle met à la disposition des start-ups une adresse pour leur domiciliation. D’un autre côté, elle met en place de nombreuses mesures d’accompagnement.
- Domiciliation auprès d’une société de domiciliation
Le recours à une société de domiciliation est également appelé domiciliation commerciale. C’est la solution par laquelle la société de domiciliation met à la disposition d’une entreprise une adresse et des services supplémentaires.
Domicilier une entreprise : les démarches à suivre
La domiciliation va de pair avec la procédure d’immatriculation.
- 1re étape : Choisir l’adresse de domiciliation
L’entrepreneur peut choisir l’une des solutions présentées ci-dessus. Le choix de l’adresse est libre. Toutefois, le choix doit être stratégique. Le choix de l’adresse de domiciliation doit correspondre à l’activité de l’entreprise. Ainsi, l’activité qui requiert l’accueil de clients ne peut pas être domiciliée au domicile personnel de l’entrepreneur. Le choix de l’adresse doit également correspondre aux ambitions de l’entreprise. Ainsi, pour une visibilité il faut choir une adresse de haute notoriété.
- 2e étape : Réaliser les formalités d’enregistrement
La formalité d’enregistrement de l’adresse de domiciliation se fait lors de l’immatriculation. Pour ce faire, l’entrepreneur doit joindre un justificatif de jouissance de local. La nature du justificatif dépend de l’alternative choisie. Ainsi :
- Pour la domiciliation au domicile personnel : l’entrepreneur doit joindre une attestation de domiciliation.
- Pour la domiciliation dans un local commercial : la domiciliation se justifie par la présentation du contrat de bail.
- Dans le cas où la société est domiciliée auprès d’une structure spécialisée (société de domiciliation, pépinière d’entreprise), le justificatif de domiciliation est le contrat de domiciliation.
Domicilier une entreprise : comment procéder au transfert de siège social ?
Pour le transfert ou la modification du siège social, les étapes à suivre sont les suivants :
- 1re étape : Décider du transfert d’adresse de domiciliation de l’entreprise
De prime abord, il est à souligner que la modification de l’adresse de domiciliation est une modification statutaire. La décision doit être prise au sein de l’assemblée des associés selon les modalités prévues dans les statuts. À défaut, la loi a prévu les modalités de vote et de quorum suivant la forme juridique.
La décision prise lors de cette assemblée doit être consignée dans un procès-verbal.
- 2e étape : Publier un avis de modification du siège social
À l’occasion du transfert du siège social, deux annonces doivent être publiées dans deux journaux d’annonces légales si le nouveau siège relève d’un autre greffe : l’un dans un JAL de l’ancienne adresse, et l’autre dans celui relevant de la nouvelle adresse.
- 3e étape : Mettre à jour les statuts et les autres documents
- 4e étape: Formalités administratives proprement dites
A cette fin, les pièces suivantes doivent être transmises au CFE territorialement compétent :
- Le formulaire M2 signé et complété ;
- Un exemplaire des statuts mis à jour daté, certifié conforme par le représentant légal ;
- Un exemplaire du PV de l’assemblée générale ;
- L’attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
- Un justificatif de jouissance des locaux.